Genussvolle Veranstaltungen zuverlässig bewirten

Jeder Auftrag ist eine Veranstaltung mit hundert Zeugen

Bei einer Hochzeit, einer Firmenfeier oder einem Jubiläum erleben Dutzende bis Hunderte von Menschen die Arbeit direkt. Sie probieren das Essen, sehen das Personal und bemerken, ob es organisiert zugeht. Kein Portfolio und keine Anzeige erreicht diese Wirkung.

Daraus entsteht eine Besonderheit: Die Empfehlung muss nicht erzeugt werden, sie entsteht automatisch. Was fehlt, ist meist nur der Weg vom begeisterten Gast zur tatsächlichen Anfrage — wer auf einer Feier fragt, wer das Essen gemacht hat, bekommt eine Antwort und vergisst sie bis zum nächsten Tag.

Genau hier liegt der praktische Hebel. Etwas Greifbares am Buffet oder beim Gastgeber, das ein Gast mitnehmen oder abfotografieren kann, überbrückt diesen Abstand — und ordnet die spätere Anfrage dem Gastgeber zu, der die Empfehlung ausgelöst hat.

Privat und gewerblich sind zwei getrennte Geschäfte

Eine Hochzeit wird einmal gebucht. Eine Firma, die regelmäßig Tagungen, Schulungen und Feiern ausrichtet, bucht mehrmals im Jahr — und entscheidet nach anderen Kriterien.

Die beiden mittleren Zeilen sind das stabile Geschäft. Ein Unternehmen, das mit der Bewirtung einer Tagung zufrieden war, bucht wieder — und die Assistenz, die es organisiert hat, empfiehlt den Dienstleister an Kolleginnen in anderen Firmen weiter.

In der Veranstaltungsbranche empfehlen sich Dienstleister gegenseitig

Locations, Hochzeitsplaner, Floristik, Musik, Fotografie und Catering arbeiten regelmäßig bei denselben Veranstaltungen zusammen. Sie erleben einander unter Druck und wissen genau, auf wen Verlass ist.

Besonders wichtig sind Locations. Viele haben Listen empfohlener Caterer oder arbeiten mit festen Partnern, weil sie die Abläufe im Haus kennen müssen. Wer dort aufgenommen wird, bekommt Anfragen ohne eigene Akquise — manchmal über Jahre.

Der Weg dorthin führt über Verlässlichkeit bei den ersten gemeinsamen Veranstaltungen: pünktliche Anlieferung, saubere Übergabe der Räume, keine Probleme mit der Haustechnik. Das spricht sich innerhalb des Hauses schnell herum.

Kapazität ist in diesem Gewerk das knappe Gut

Hochzeiten finden an Samstagen zwischen Mai und September statt. Weihnachtsfeiern im Dezember. Das bedeutet: An wenigen Dutzend Tagen im Jahr fragen alle gleichzeitig an, und an vielen anderen Tagen steht die Küche still.

Für Empfehlungen hat das zwei Folgen. Zum einen muss früh gebucht werden — wer im März für den Juni anfragt, bekommt oft keinen Termin mehr. Eine Empfehlung, die den Interessenten erst im Frühjahr erreicht, läuft an der Kapazität vorbei.

Zum anderen wird an den begehrten Terminen nicht mehr über den Preis entschieden, sondern über Verfügbarkeit. Wer zu diesem Zeitpunkt empfohlen wird, bekommt den Auftrag ohne Verhandlung — und wer absagen muss, kann mit einem passenden Partnerbetrieb den Kontakt halten, statt ihn zu verlieren.

Was Auftraggeber vor der Buchung wissen wollen

Die Fragen betreffen Planungssicherheit, Unverträglichkeiten und das, was bei Abweichungen passiert.

1. 1

   Bis wann muss ich die endgültige Personenzahl nennen? Die häufigste Sorge bei privaten Feiern, weil Zusagen bis zuletzt schwanken.

2. 2

   Was passiert bei Allergien und besonderen Anforderungen? Vegetarisch, vegan, glutenfrei, Unverträglichkeiten — heute eine Selbstverständ-lichkeit und bei schlechter Planung ein echtes Problem.

3. 3

   Ist Personal dabei, und wie viel? Service, Aufbau und Abbau machen den Unterschied zwischen Angeboten aus, die sonst vergleichbar aussehen.

4. 4

   Was ist mit Geschirr, Gläsern und Rückgabe? Wird oft erst am Ende der Veranstaltung zum Thema, wenn niemand mehr Lust darauf hat.

5. 5

   Kann ich vorher probieren? Bei größeren Aufträgen üblich und für viele die Grundlage der Entscheidung.